RD 2026: adiós al papel, hola al fichaje digital obligatorio
El proyecto de Real Decreto 2026 elimina el papel, exige acceso telemático para Inspección, sube las sanciones e impone retención mínima de cuatro años. Si tu sistema actual no se adapta, en enero estarás incumpliendo sin saberlo.
El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social cerró en 2025 la consulta pública del proyecto de Real Decreto que desarrollará y endurecerá lo que el RD-ley 8/2019 abrió hace siete años. La entrada en vigor está prevista para 2026 y trae cambios que obligarán a muchas empresas a migrar de sistema antes de fin de año.
Qué dice exactamente el proyecto de RD
El borrador articula los cambios en cinco bloques. Vamos punto por punto sin meter más urgencia de la real.
1 · Eliminación del registro en papel
El nuevo RD prohíbe expresamente el registro horario en formato papel. La justificación es que el papel no permite cumplir con la inalterabilidad ni con el acceso telemático que exige el siguiente punto.
2 · Acceso telemático para la Inspección
La Inspección de Trabajo podrá pedir el acceso al sistema de registro horario sin desplazarse. La empresa tendrá que facilitar credenciales temporales o exportación electrónica firmada en un plazo máximo de 72 horas.
3 · Retención obligatoria mínima de 4 años
Lo que ya estaba como recomendación pasa a obligación expresa, con penalización si no se cumple. Cuatro años, contados desde la fecha de cada fichaje, con todos los datos completos y exportables.
4 · Identificación inequívoca del trabajador
El sistema debe garantizar que cada fichaje proviene del trabajador concreto y no de otro. Esto descarta los sistemas con un solo PIN compartido en una tableta común. Las opciones válidas son la huella, el rostro, el móvil personal vinculado o la firma digital.
5 · Trazabilidad de modificaciones
Cualquier cambio sobre un fichaje (corrección, anulación, alta retroactiva) debe quedar registrado con autor, fecha, motivo y log inmutable. La empresa no podrá editar el registro sin dejar huella.
5 puntos donde TÚ tendrás que cambiar algo sí o sí
- Si fichas en papel → migra. No hay excepción posible.
- Si usas Excel → migra. No cumple inalterabilidad ni log de cambios.
- Si tu sistema no firma digitalmente con sello cualificado → actualiza versión o cambia.
- Si conservas menos de 4 años → revisa la política de retención y los backups.
- Si tu sistema no tiene acceso para auditor externo → pide a tu proveedor que lo añada.
El nuevo régimen sancionador
El proyecto sube las cuantías para reincidencia. La multa máxima por infracción muy grave reincidente pasa a 187.515 €, frente a los 187.515 € actuales (ya estaba alto, pero se mantiene; lo que cambia es la facilidad para llegar al rango muy grave).
Lo más importante: el incumplimiento del registro horario pasa a calificarse como infracción grave en primera ocurrencia en empresas con más de 50 trabajadores. Antes podía considerarse leve.
"La nueva regulación pretende cerrar el círculo de garantías iniciado en 2019, eliminando los espacios de ambigüedad que permitían el incumplimiento de facto."
Memoria justificativa del proyecto de RD · Ministerio de Trabajo y SS
Calendario realista: qué hacer cada mes hasta la entrada en vigor
- Mayo-junio. Audita tu sistema actual contra los 18 requisitos. Si pasa, sigue. Si no pasa, empieza a buscar alternativas.
- Julio. Selecciona proveedor o paquete. Pide demos, no firmes a la primera.
- Agosto. Mes muerto. Aprovecha para formar al responsable interno o gestoría.
- Septiembre. Implementación piloto. Migra primero a un departamento o centro pequeño.
- Octubre. Ampliación a toda la empresa. Resuelve incidencias.
- Noviembre. Validación completa. Comprueba que la exportación legal funciona, que el log de cambios queda trazado y que tienes los 4 años conservados (o el histórico migrado).
- Diciembre. Auditoría interna previa a la entrada en vigor.
El error más caro que vamos a ver en muchas empresas es dejar la migración para diciembre. Cuando todo el sector intente migrar al mismo tiempo, los plazos de implementación se alargarán y los precios subirán. Quien empiece en mayo-junio va a llegar a 2026 sin presión.
Cómo evitar tener que migrar todo en diciembre
Si tu sistema actual cumple ya los 18 requisitos del RD-ley 8/2019 en su lectura más exigente, el RD 2026 te va a pillar preparado sin tocar casi nada. Si no, lo mejor es migrar antes de que el calendario se vuelva tu enemigo.
Una migración bien planificada lleva entre 4 y 8 semanas en una pyme. En una empresa grande, hasta 4 meses. Los proveedores con SaaS (como nosotros) facilitamos la migración con importación de Excel, configuración inicial y onboarding por WhatsApp para los trabajadores. Sin formación presencial, sin curso, sin proyectos de seis cifras.
El objetivo no es esperar al RD 2026 con miedo. Es llegar a 2026 con la sensación de que todo está hecho.
Adelántate al RD 2026 hoy
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